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解決済みの質問

メーカー発注品等について

仕事で機械のメンテナンスをしています。(まだ経験も浅く半人前です)
客先の機械が故障して原因が分かったのですぐ直して欲しいと言われ部品をメーカーから発注しました。
いつもなら見積もりをメーカーに依頼して客先に見てもらい確認してもらってから発注しています。
今回は客先からそれでは業務に支障が出るので遅いと言われ後日に見積もりを提出するということで見積もり依頼をメーカーにすると共に部品を発注しました。

問題なのは客先にメーカーから来た見積もりを見せるとこんな高い金額は払えない、
それなら部品交換では無く新しい機械を購入したいと言って来た事です。
メーカーに電話をすると既に発送済みとの事で返品不可と言われ、上司に相談すると自分で解決すれと言われました。

メーカー発送品は未使用品でも発注すると返品不可なのは何故でしょうか?
(仮に返品出来ても運送会社に発送量を払う事になると思います)
こういうトラブルがあるなら今後は同じような事がある場合を想定して自分で作成した承諾書を予め作成しておき、客先からサインを貰おうと思っています。
もしくは発注したと客先に伝えて実際はせずにメーカーに見積書を先にFAXで送ってもらい客先に見せてから発注する(こちらの方がいいかもしれません)

今は客先から見積もりが高いので修理しないでくれと言われている状態です。(後で客先の機械が通常のものより特殊なものである事が分かり、そのため部品も高いと理由を説明しても納得してくれません)
アドバイス頂けると助かります。

投稿日時 - 2018-06-09 12:35:51

QNo.9506604

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

起きてしまったトラブルは無しに出来ないのであなたの力量が試されています。

※自分で作った承諾書は意味がありません。
どんなに緊急性が高くても部品などの発注は客先からの正式な注文や仮注文書を貰う手順を踏むことが大事です。
最低でもメーカーに電話で問い合わせて、概算の金額だけでも聞いて客先に伝えることはしないとね。

商取引上、口頭であっても顧客から「今すぐ直して欲しい」と言う発言は契約になりますので、有効です。
まずは、粘り強く交渉しましょう。
「今までは全て貴社に見積書を提出して、注文を頂いて修理なりを行っていたが、今回はご担当の○○様から「今すぐ直して欲しい」と言われたから、急いで部品を発注したのです。」がベース。
顧客担当者だけでなく、その上司もできる限り同席して貰うことです。
恐らく上司は、その部品代を自社が負担することを念頭に置いて、あなたに「自分で解決しろ」と言っているのだと思います。

>メーカー発送品は未使用品でも発送すると返品不可なのは何故か?
発送した時点で「使用品」扱いとなり、返品されても未使用の保証が出来ないからです。未使用だと言うのは「注文主」です。メーカーは返品されたその部品が使用されていないかを調べるためのコストを負担しければなりません。そんな無駄な事をしないために、発送品は返品不可なのです。

投稿日時 - 2018-06-09 16:10:56

補足

発送した時点で「使用品」扱いとなり、返品されても未使用の保証が出来ないというのを教えて頂けたのは大きいです。
ただ返品不可と言われるばかりでしたので

投稿日時 - 2018-06-09 22:45:11

お礼

ご回答ありがとうございます。
勉強になりました。

投稿日時 - 2018-06-09 22:35:24

ANo.4

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回答(4)

ANo.3

普通の会社は、平社員は上司の検印なしに発注ができません。
顧客から自作で念書を取るより、上司に確認させることが筋です。顧客との確認はこれで上司の責任になります。(それが責任者と呼ばれる理由)

今回の件でも、本来は上司が後始末すべきでしょう。あなたは上司から叱責を受けるにせよ、誰かが損失をかぶるわけですから。しかし、あなたの上司はあなたに処理を任せています。本当に判断を任せているならいかなる損失が出ても良いと言っているのに等しいです。私があなたの上司なら、まだ手続きを判っていないと判断するのでとても恐ろしくで任せられません。
今あなたに出来ることは、誰かに支払いをして貰うことです。それが、部品会社なのか、顧客なのか、あなたの会社なのか。部品会社がどうにもならない場合、本来は顧客との関係で交渉の仕方が変わります。まずはこれまでの経緯が判るメールなどの記録を揃えます。(あなたが上司に経緯を説明したときに揃えてあるはずですが・・)そして今後も必要な顧客なら適当なところであなたの会社で損失をかぶる処理をします。重要でない顧客なら、メールなりの証拠があるなら今後の取引がなくなることを覚悟で相手に支払いさせます。
そもそも、相手の会社は時間の関係で仮発注ではなく本発注をさせたにもかかわらず、今になって新規に入れ替える時間があるのがおかしいです。すくなくとも今後その顧客担当者には注意した方がいいでしょう。

投稿日時 - 2018-06-09 14:42:03

お礼

ご回答ありがとうございました。
確かに修理依頼をしてきたのに新規入れ替えは無理があります。
こことはこれが解決したら今後、付き合う事はないです。

投稿日時 - 2018-06-09 22:39:19

ANo.2

会社間で起こるよくあるトラブルですね。

見積書は必ず事前に提示して、相手先が承諾してから動きます。
そうしないと、今回のようなことが起こります。
また、相手先から見れば、法外な請求をされることを防ぎます。

お得意先から緊急だと言うことで依頼された場合、FAXやメールで
仮見積書として発行し「この修理に関するお客様承諾事項」などとして
承認してもらうよう依頼して、承諾した旨の返信を必ずもらっておくことです。
また、正式見積書には「先行手配、了承済み。添付FAX参照」などと
しておくことでしょう。

しかし、やはり見積書を正式に発行してから部品発注することが原則です。
今後は、見積書の発行を短時間でできるように工夫したいですね。

投稿日時 - 2018-06-09 14:11:35

お礼

ご回答ありがとうございました。
今後は客先から同じように言われても見積もりを確認後に発注します。

投稿日時 - 2018-06-09 22:41:42

ANo.1

ミスですね。
電話で部品の価格なりを問い合わせて一応承諾を得るべきでしたね。
部品代金を立て替えてメーカーに幾らかでも良いから買い取って貰う交渉をしてください。

投稿日時 - 2018-06-09 12:51:28

お礼

ご回答ありがとうございます。
ミスです。
ただメーカーとは交渉しましたが買取らないと言われています。

投稿日時 - 2018-06-09 22:43:08

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